Une interface web sur mesure pour la gestion de stagiaires dans un établissement

Fiches stagiaires, modules RH, automatisations, génération de PDF, statistiques et import/export CSV

Un outil de gestion pensé pour le terrain

Dans un contexte où la gestion administrative et pédagogique des stagiaires devient de plus en plus complexe, le GRETA 21 (Côte d’Or) a fait le choix stratégique de se doter d’un outil numérique sur mesure, capable de répondre à ses besoins spécifiques, répartis sur 22 sites. L’objectif ? Centraliser, simplifier et fiabiliser la gestion des fiches individuelles de suivi, tout en respectant les obligations de sécurité et de confidentialité.

Une interface web intuitive et sécurisée : les 5 points forts

1. Accessibilité complète, sécurité renforcée

Accessible depuis n’importe quel navigateur web, l’interface fonctionne sur PC via un environnement PHP/MySQL sous Drupal 10. L’accès est entièrement privé et sécurisé, avec des identifiants personnalisés pour chaque utilisateur. Aucune page n’est accessible publiquement.

2. Gestion multi-utilisateurs avec rôles personnalisés

Administrateurs, collaborateurs, financeurs ou stagiaires : chacun a un rôle spécifique, avec des droits adaptés. L’interface prend en charge un nombre illimité d’utilisateurs, avec création automatique des identifiants et mot de passe à la volée.

3. Saisie et suivi des stagiaires simplifiés

Chaque stagiaire dispose d’une fiche complète, répartie en onglets ergonomiques. Il peut également suivre l’évolution de son parcours grâce à une grille de progression dynamique (chaque action possède son déroulé et les enseignants remplissent progressivement les compétences acquises par les élèves), remplir ses enquêtes de satisfaction ou encore signer électroniquement ses documents.

4. Fonctionnalités avancées RH intégrées

Deux modules RH ont été spécialement développés :

  • Contrats de rattachement : génération et suivi des contrats, alertes automatiques, validation manuelle et archivage.

  • Ordres de mission : création par formulaire, calcul automatique de la distance, circuit de validation complet, génération de PDF signés et suivis.

5. Automatisation et gain de temps

  • Import/export de données en CSV

  • Génération automatique de documents PDF

  • Statistiques intégrées sur les formulaires de positionnement et de satisfaction

  • Sauvegarde locale des données en plus de la sauvegarde distante

  • Notifications par e-mail automatisées pour les RH et les collaborateurs

Deux cas concrets d’utilisation

Suivi pédagogique et administratif d’un stagiaire :

  • Création automatique de son compte utilisateur dès son inscription

  • Remplissage de la fiche d’identité et des formulaires de positionnement

  • Génération de sa fiche PDF d’accompagnement à envoyer au financeur

Gestion RH d’un formateur vacataire :

  • Déclaration d’un contrat de rattachement avec alertes sur le volume d’heures

  • Génération du contrat en PDF et signature par le GRETA

  • Suivi des ordres de mission avec validation RH et remboursement

Idées d'évolution

Extension mobile de l’interface GRETA : des fonctionnalités clés à portée de main

Objectifs de l’appli :

  • Compléter l’interface web existante

  • Faciliter les usages quotidiens sur le terrain

  • Moderniser l’image de la structure auprès des usagers

Pour tous les rôles :

  • Authentification sécurisée avec identifiant unique

  • Interface responsive et claire

  • Synchronisation temps réel avec l’interface web

  • Données stockées de manière sécurisée (chiffrement, RGPD)

Pour les formateurs et administratifs

  • Pointage de présence avec scan QR code ou géolocalisation

  • Signature électronique des stagiaires à l’arrivée / au départ

  • Consultation rapide de la fiche stagiaire

  • Validation de documents à la volée

  • Notifications push pour les ordres de mission, contrats à signer, alertes RH

Pour les stagiaires

  • Accès à leur fiche personnelle et parcours

  • Suivi des objectifs atteints / progression

  • Réponse directe aux QCM et questionnaires de satisfaction

  • Consultation des documents PDF générés (attestation, bilan, etc.)

  • Notification en cas de nouvel ordre de mission, formulaire à remplir, etc.

Une solution adaptable à d’autres structures

Ce développement, entièrement personnalisé, peut être déployé et adapté à d’autres structures similaires : GRETA, centres de formation, associations, établissements publics ou entreprises multi-sites. Il répond aux exigences de sécurité, traçabilité et ergonomie, tout en apportant un vrai gain de temps dans les processus internes.
Besoin d'une interface web sur mesure ?
Je suis à votre écoute.
CONTACTEZ-MOI