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UFOLEP 44 : simplifier la réservation et le suivi du matériel associatif

L'UFOLEP 44 met différents équipements à disposition des associations de son réseau. Leur gestion reposait auparavant sur des fichiers Excel et des bordereaux papier, rendant difficile le suivi des disponibilités, des emprunts et des retards.

J'ai développé une application web permettant de référencer l'ensemble du matériel, gérer les stocks et les emprunts et proposer aux associations un service de réservation en ligne avec vérification immédiate des disponibilités.

Client

UFOLEP 44

Mission

Gestion des stocks, réservations et prêts de matériel

Localisation

Loire-Atlantique

Collaboration

Depuis 2021

Savoir immédiatement quel matériel est disponible

Gérer des prêts devient rapidement complexe lorsque plusieurs associations peuvent réserver différentes quantités d'un même équipement sur des périodes qui se chevauchent.

Avec des fichiers Excel et des bordereaux papier, il était difficile d'obtenir instantanément une vision fiable des stocks réellement disponibles pour une date donnée.

Le besoin

Centraliser le catalogue de matériel, connaître précisément les équipements empruntés et disponibles, simplifier les réservations des associations et améliorer le suivi des retours et des retards.

Ma réponse

J'ai développé une application web réunissant catalogue, stocks, associations, réservations, planning et suivi des emprunts. Les disponibilités sont calculées en fonction des dates demandées et les associations peuvent directement effectuer leurs demandes depuis une interface dédiée.

Un catalogue complet, organisé par stocks et par zones

L'ensemble du matériel disponible est référencé dans une base centralisée avec les informations nécessaires à sa gestion : désignation, photographie, quantité et emplacement de rangement.

L'application permet également de gérer plusieurs zones géographiques disposant chacune de leur propre stock. Une association est rattachée à sa zone et accède ainsi au matériel réellement disponible pour elle.

Une même application peut donc gérer plusieurs stocks indépendants tout en conservant une administration et un référentiel communs.

UFOLEP 44 : gestion des prêts de matériel

Les associations réservent elles-mêmes leur matériel

Une interface spécifique permet aux associations de préparer directement leurs demandes d'emprunt.

Après une identification légère à partir de leur numéro d'association, elles accèdent au matériel disponible dans leur zone et choisissent les dates souhaitées.

Pour chaque référence, l'application vérifie immédiatement les quantités déjà réservées sur cette période et affiche ce qui reste réellement disponible. L'association peut ainsi construire sa demande sans échange préalable avec l'administration pour vérifier chaque équipement.

De la demande au retour du matériel

L'application accompagne l'emprunt depuis la première demande jusqu'au retour effectif du matériel.

Réserver

L'association sélectionne ses dates et le matériel souhaité en fonction des disponibilités calculées en temps réel.

Valider

L'administration contrôle la demande et confirme l'emprunt depuis son interface de gestion.

Formaliser

Une convention d'emprunt au format PDF est automatiquement générée puis transmise à l'emprunteur.

Suivre le retour

Le tableau de bord permet d'identifier les emprunts arrivant à échéance ou en retard et d'effectuer les relances nécessaires.

Une gestion des emprunts beaucoup plus simple

La fédération dispose désormais d'une vision claire du matériel et les associations gagnent en autonomie.

Centraliser le matériel

Toutes les références, photographies, quantités et informations de rangement sont réunies dans une même base.

Connaître les disponibilités

Les quantités disponibles sont calculées en fonction des réservations déjà enregistrées pour les dates demandées.

Donner de l'autonomie aux associations

Les emprunteurs peuvent effectuer directement leurs demandes sans passer systématiquement par l'administration.

Suivre les retards

Les emprunts en cours et les retours attendus sont visibles depuis le tableau de bord afin d'éviter de perdre la trace du matériel.

Automatiser les documents

Les conventions d'emprunt PDF sont générées directement à partir des informations déjà présentes dans la réservation.

Gérer plusieurs stocks

Les zones permettent d'utiliser une même application pour plusieurs stocks et plusieurs groupes d'emprunteurs.

Un planning pour visualiser les disponibilités

En complément des réservations individuelles, une interface de planning permet de consulter l'utilisation du matériel dans le temps.

Pour chaque référence, l'administration peut visualiser les périodes d'emprunt et connaître les disponibilités selon les dates.

Cette représentation facilite notamment le traitement des nouvelles demandes et permet d'anticiper les situations où plusieurs associations souhaitent emprunter les mêmes équipements sur une période proche.

Une application pensée pour plusieurs niveaux d'accès

Administration

Les responsables disposent de l'ensemble des fonctions nécessaires pour gérer matériel, associations, stocks, emprunts et retours.

Associations

Les emprunteurs disposent d'une interface simplifiée leur permettant de consulter le matériel accessible et de préparer leurs réservations.

Multi-zones

Les droits et les stocks peuvent être organisés géographiquement afin que chaque structure accède aux équipements correspondant à sa zone.

L'interface de gestion des prêts de matériel en images

UFOLEP 44 : convention d'emprunt générée en PDF

UFOLEP 44 : édition de la fiche d'un emprunteur

Un outil ciblé, fiable et conçu pour durer

L'application a été développée et testée sur une période d'environ deux mois. Le besoin ayant été précisément défini dès le départ, très peu d'évolutions ont ensuite été nécessaires.

Le système de relance par e-mail pour les retards a notamment été ajouté, mais le fonctionnement général de l'application reste celui conçu initialement et l'outil fonctionne depuis plusieurs années.

Son architecture permet par ailleurs d'adapter le même principe à d'autres structures devant gérer des équipements, plusieurs stocks, différents emprunteurs et des réservations sur des périodes définies, y compris en dehors du secteur sportif.

Vous gérez encore vos prêts ou réservations dans Excel ?

Je peux concevoir un outil adapté à vos propres règles pour centraliser vos équipements, gérer les disponibilités et donner davantage d'autonomie à vos utilisateurs.

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