Application métier • Formation • Automatisation documentaire

METIS : centraliser le suivi des parcours et automatiser toute la gestion documentaire

La Ligue de l'enseignement de Bourgogne-Franche-Comté accompagne des personnes en difficulté, notamment dans le cadre de parcours liés à l'illettrisme. Leur suivi nécessite de recueillir de nombreuses informations, d'évaluer les acquis, de documenter les différentes étapes du parcours et de produire des statistiques précises.

J'ai développé METIS, une application métier utilisée dans différents établissements de la région pour centraliser ces informations, suivre chaque personne dans la durée et automatiser une grande partie du travail administratif associé.

Client

Ligue de l'enseignement Bourgogne-Franche-Comté

Mission

Digitalisation du suivi des personnes et des parcours de formation

Localisation

Côte-d'Or

Collaboration

Depuis 2018

Remplacer les fichiers dispersés par un véritable outil de suivi

Avant METIS, le suivi reposait sur de multiples fichiers Excel et Word. Les informations devaient être copiées, reportées et réutilisées dans différents documents, avec un travail administratif important et de nombreux risques d'erreur.

Les obligations de suivi et de statistiques nécessitaient parallèlement de disposer de données nombreuses, structurées et exploitables dans la durée.

Le besoin

Centraliser toutes les informations relatives aux personnes accompagnées, faciliter leur suivi au fil du parcours, supprimer les ressaisies et disposer d'une base fiable pour produire automatiquement documents et statistiques.

Ma réponse

J'ai développé une application web multi-utilisateurs permettant de gérer les personnes accompagnées, leurs évaluations, leur parcours, les formations, les présences et les différents documents nécessaires, avec des accès adaptés au rôle de chaque utilisateur.

Un dossier unique pour suivre chaque personne dans la durée

Chaque personne accompagnée dispose d'un dossier centralisé regroupant les nombreuses informations nécessaires à son suivi.

L'interface est organisée en plusieurs onglets afin de structurer les données et de permettre aux utilisateurs de retrouver rapidement les informations dont ils ont besoin.

Au fil du parcours, de nouvelles dates, observations et informations peuvent être ajoutées sans multiplier les documents indépendants. Les équipes disposent ainsi d'un historique cohérent et directement exploitable depuis le même environnement.

Metis : plateforme de suivi de stagiaires et d'apprenants au cours de leur formation

Évaluer pour adapter le parcours

METIS intègre également différents questionnaires permettant d'évaluer la situation et les acquis de la personne accompagnée.

Les réponses saisies permettent de déterminer différents niveaux de difficulté et d'établir des préconisations adaptées.

Les résultats restent associés au dossier et peuvent ensuite être utilisés dans le suivi du parcours, les documents générés et les différentes analyses réalisées par l'organisme.

Une signature recueillie directement depuis le téléphone

J'ai développé un système permettant de faire signer une personne directement sur son smartphone sans équipement spécifique.

Préparer le document

Les informations déjà enregistrées dans METIS sont automatiquement reprises dans le document concerné.

Afficher un QR code

Lorsque la signature de la personne est nécessaire, l'application génère un QR code associé à l'opération en cours.

Signer sur le téléphone

La personne scanne le QR code avec son propre smartphone et accède à une interface lui permettant d'apposer directement sa signature.

Intégrer la signature

La signature est récupérée par METIS et peut être automatiquement intégrée aux documents PDF générés par l'application.

Une vingtaine de documents générés à partir des mêmes données

La gestion documentaire constitue l'une des principales automatisations de METIS.

L'application peut générer une vingtaine de documents PDF différents en réutilisant directement les informations déjà enregistrées dans les dossiers : identité, données du parcours, résultats, dates ou signatures.

Les utilisateurs n'ont donc plus à recopier les mêmes informations dans différents modèles Word ou PDF.

Les documents nécessaires peuvent ensuite être joints automatiquement aux e-mails envoyés aux prescripteurs, ce qui réduit encore les manipulations administratives.

Des gains importants au quotidien

La centralisation des informations et l'automatisation documentaire réduisent considérablement le travail administratif lié au suivi des parcours.

Supprimer les ressaisies

Une information enregistrée dans METIS peut être réutilisée dans le suivi, les documents et les statistiques sans être saisie une nouvelle fois.

Automatiser les documents

Une vingtaine de PDF différents peuvent être produits directement à partir des données déjà présentes dans l'application.

Améliorer le suivi

Les tableaux de bord permettent de retrouver les personnes selon leur situation et les différentes échéances de leur parcours.

Fiabiliser les données

La centralisation évite la multiplication des versions de fichiers et réduit considérablement les erreurs liées aux copier-coller.

Adapter les accès

Les utilisateurs disposent de fonctionnalités et de données correspondant à leur rôle et à leurs responsabilités.

Produire des statistiques fiables

Les nombreuses données structurées permettent de répondre plus facilement aux besoins de suivi et aux évolutions des critères statistiques demandés.

Gérer aussi les formations et les présences

METIS s'est progressivement enrichi pour couvrir également l'organisation et le suivi des actions de formation.

Planning des formations

Les actions et lieux de formation peuvent être organisés et suivis directement depuis l'application.

Pointage des participants

Un rôle spécifique permet d'accéder simplement aux listes de stagiaires et d'enregistrer leur présence dans les salles de formation.

Suivi des heures

Les heures d'arrivée et de départ permettent de comptabiliser plus facilement le temps de formation effectué tout au long du parcours.

Metis : génération de documents pdf automatiques selon les données de la personne

Des données sensibles à gérer dans un cadre maîtrisé

METIS traite un volume important d'informations, dont des données personnelles nécessitant une attention particulière.

Les différents niveaux d'utilisateurs permettent de limiter l'accès aux informations et aux fonctionnalités en fonction des responsabilités de chacun.

La gestion des données intègre également les contraintes liées à leur durée de conservation et à leur suppression selon les protocoles définis.

Le volume accumulé au fil des années nécessite enfin d'optimiser les traitements et les requêtes afin de conserver une application rapide malgré une base de données devenue importante.

METIS utilisé au bureau, en face à face ou en cours de formation

Metis : utilisation de l'outil pour suivre la montée en compétences des apprenants

Metis : utilisation en direct pendant la rencontre avec la personne

Metis : utilisation de la plateforme pour pointage des heures de formation

Une application stable qui a continué à s'adapter

Le cœur de METIS a été développé sur une période d'environ trois mois. L'application a ensuite évolué avec les besoins des équipes et les changements des critères à suivre.

De nouvelles informations et statistiques ont été intégrées, puis la gestion des formations, des salles et du pointage des participants est venue compléter le dispositif initial.

L'outil est aujourd'hui suffisamment stable pour nécessiter peu d'interventions malgré son utilisation quotidienne et la quantité importante de données qu'il centralise.

L'expérience acquise autour de METIS a également servi de base de réflexion à un autre organisme de formation qui m'a ensuite confié le développement de sa propre application, davantage orientée vers les cours, les actions de formation et le suivi des acquisitions de compétences.

Vos équipes passent encore du temps à remplir les mêmes documents ?

Je peux concevoir une application qui centralise vos données, structure vos processus et génère automatiquement les documents et indicateurs dont vous avez besoin.

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