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Alfar : centraliser les ventes et automatiser toute la chaîne logistique

SARL Alfar est un grossiste spécialisé dans les produits destinés à la plage, avec une activité commerciale répartie sur plusieurs canaux : sites e-commerce, marketplaces et commerciaux présents sur le terrain.

Depuis 2016, j'accompagne l'entreprise dans le développement d'une plateforme centrale destinée à réunir toutes ces ventes, automatiser les échanges avec son logisticien et améliorer progressivement le pilotage de son activité.

Client

SARL Alfar

Mission

Centralisation des ventes et automatisation de la gestion commerciale et logistique

Localisation

Hérault

Collaboration

Depuis 2016

Passer d'une gestion manuelle à un système centralisé

À l'origine, les commandes provenaient de plusieurs sites e-commerce ou étaient transmises par les commerciaux par téléphone et par e-mail. L'administration devait ensuite reprendre manuellement les informations dans des fichiers Excel avant de les transmettre au logisticien chargé des expéditions.

Le besoin

Réduire le temps consacré aux ressaisies, fiabiliser les commandes et les stocks, centraliser les différents canaux de vente et disposer enfin d'outils permettant de suivre et d'anticiper réellement l'activité.

Ma réponse

J'ai développé une plateforme web centrale qui récupère automatiquement les commandes provenant des différents canaux, intègre les commandes saisies par les commerciaux, gère les échanges avec le logisticien et centralise clients, produits, stocks, expéditions et facturation.

Réunir toutes les ventes dans une seule interface

L'une des principales difficultés du projet vient de la diversité des canaux utilisés par l'entreprise.

Les commandes peuvent provenir de plusieurs sites e-commerce OpenCart et WooCommerce, de marketplaces comme Faire ou Ankorstore, mais aussi directement des commerciaux grâce à une interface mobile dédiée.

Toutes ces commandes sont récupérées et réunies dans une interface commune. L'équipe administrative dispose ainsi d'un tableau de bord unique pour contrôler les ventes et suivre leur avancement, sans devoir ressaisir les informations provenant de chaque canal.

De la commande à l'expédition, sans ressaisie

Les informations circulent automatiquement entre les différents acteurs du processus commercial et logistique.

Collecter les commandes

Les ventes issues des sites e-commerce, marketplaces et commerciaux sont automatiquement regroupées dans la plateforme.

Contrôler et valider

L'administration vérifie les commandes depuis un tableau de bord central sans avoir à reconstruire manuellement les fichiers nécessaires.

Transmettre au logisticien

Les commandes à expédier sont automatiquement préparées puis envoyées par FTP au prestataire logistique selon les dates définies.

Récupérer le retour d'expédition

Les fichiers transmis en retour par le logisticien sont automatiquement lus afin de mettre à jour les commandes, les expéditions et les informations nécessaires au suivi.

Alfar : interface mobile destinée aux commerciaux sur le terrain

Donner aux commerciaux un outil réellement adapté au terrain

J'ai également développé une interface web mobile destinée aux commerciaux.

Depuis leur téléphone, ils peuvent consulter les informations dont ils ont besoin et saisir directement leurs commandes lorsqu'ils sont sur le terrain. Celles-ci rejoignent immédiatement le même système que les commandes provenant des autres canaux.

Cette organisation permet d'éviter les commandes transmises par téléphone ou par e-mail et donne à l'entreprise la possibilité d'intégrer plus facilement de nouveaux commerciaux ou collaborateurs saisonniers.

Mieux suivre les stocks et préparer les saisons suivantes

La plateforme ne sert pas uniquement à traiter les commandes en cours. Elle permet également de disposer d'une vision beaucoup plus précise des stocks et de l'activité commerciale.

Le stock transmis quotidiennement par le logisticien est intégré automatiquement. Des tableaux de bord et outils de prévision permettent ensuite d'analyser les ventes par catégories de produits et d'anticiper plus efficacement les achats nécessaires pour les saisons suivantes.

Les particularités liées à l'achat classique comme au dépôt-vente sont également prises en compte dans les traitements métier.

Alfar : tableau de bord et outil de gestion complet

Une organisation profondément simplifiée

La centralisation et l'automatisation des échanges ont transformé la manière dont l'entreprise traite et pilote son activité.

Tout centraliser

Clients, produits, commandes, stocks, expéditions et factures sont gérés depuis un environnement commun.

Supprimer les ressaisies

Les équipes administratives consacrent leur temps au contrôle et au suivi plutôt qu'à la reconstruction manuelle de fichiers Excel.

Fiabiliser les informations

Les commandes et données logistiques circulent automatiquement entre les différents systèmes, avec beaucoup moins de risques d'erreur.

Automatiser les échanges logistiques

Envois de commandes, retours d'expédition et mises à jour de stocks sont intégrés directement dans les processus de la plateforme.

Mieux piloter l'activité

Les tableaux de bord et prévisions apportent une vision plus précise des ventes et facilitent la préparation des saisons suivantes.

Accompagner la croissance

Une organisation plus structurée a facilité l'intégration de nouveaux commerciaux et collaborateurs saisonniers.

Une application qui évolue avec l'entreprise depuis 2016

La plateforme a été construite progressivement et continue d'évoluer au rythme des besoins d'Alfar.

Au fil des années, de nouveaux tableaux de bord, calculs, automatismes et outils de suivi ont été ajoutés afin d'améliorer aussi bien la gestion quotidienne que la préparation des saisons futures.

Cette collaboration dans la durée me permet de bien connaître le fonctionnement de l'entreprise et de faire évoluer rapidement les outils lorsqu'un nouveau besoin apparaît.

J'assure également l'hébergement de la solution sur un environnement dédié ainsi que la mise en place de sauvegardes quotidiennes automatisées.

Site vitrine Samba de Roda en images

Samba de roda : le site de la marque de la société Alfar

Vos ventes et vos outils sont dispersés ?

Plusieurs sites, logiciels, commerciaux ou prestataires interviennent dans votre activité et les informations circulent encore manuellement ? Je peux concevoir une solution pour centraliser et automatiser ces échanges.

Parlons de votre projet